¿Por qué son importantes las políticas de cancelación?
Las políticas de cancelación representan un acuerdo formal entre el cliente y la empresa que presta el servicio de alojamiento, viajes o experiencias turísticas. Estas reglas no solo protegen al propietario del hotel o al operador del servicio, sino que garantizan claridad, transparencia y confianza para los clientes al momento de efectuar una reserva.
Cancelación de experiencias, actividades o pasadías
Cuando se trata de experiencias de un solo día, como pasadías o actividades de aventura, la cancelación debe realizarse con al menos quince (15) días de anticipación a la fecha de llegada. En ese caso, se puede gestionar un reembolso del 100%, parcial o la reprogramación de la actividad, según el caso, a través del correo electrónico proporcionado por el agente de viajes.
Ejemplo: Si la actividad está programada para el 10 de junio, debe cancelarse antes del 25 de mayo a las 00:00.
En caso de cancelar con menos de 15 días, no se hará reembolso, pero se podrá utilizar el importe pagado como crédito para otra reserva, con una vigencia de 30 días.
Si el cliente no se presenta el día de la actividad o no informa su ausencia, no habrá reembolso ni posibilidad de usar el depósito como crédito.
Nota importante: La cancelación solo es válida cuando se confirma vía correo electrónico. De lo contrario, la reserva se considera vigente.
Políticas de cancelación para circuitos y paquetes turísticos
Las reservas de paquetes turísticos o circuitos tienen reglas más estrictas por su nivel de planificación y múltiples proveedores involucrados. Existen tres escenarios:
- Más de 30 días de anticipación: se retiene el 40% del valor total como penalización.
- Entre 15 y 8 días: se retiene el 100% del valor. En algunos casos, se puede reprogramar si los proveedores no imponen cargos adicionales.
- Tiquetes aéreos: los vuelos incluidos no son reembolsables. Podrán ser usados en un periodo de un año, pagando el cambio de tarifa o penalidades establecidas por la aerolínea.
Toda solicitud debe hacerse por correo electrónico, indicando el nombre del titular de la reserva, el número de referencia, y debe ser respondida formalmente para que sea válida.
Reembolsos y deducciones aplicables
Los reembolsos se tramitan conforme a las políticas de cancelación del hotel o proveedor. En caso de ser aprobados, se descontarán:
- Tasas administrativas
- Cargos por servicio
- Fee bancario
- Comisiones de terceros
La devolución del dinero se hará efectiva hasta 30 días hábiles después de la confirmación del reembolso.
En situaciones excepcionales como enfermedad o fallecimiento del viajero (debidamente certificada), se podrá evaluar la devolución proporcional de los servicios no usados. Para clientes extranjeros, es obligatorio el certificado médico oficial.
Reprogramaciones: alternativas sin perder tu inversión
Si el cliente no puede viajar en las fechas pactadas, puede reprogramar la actividad siguiendo estos plazos:
- Experiencias de un día: pueden reprogramarse hasta 3 meses después de la fecha original, y ejecutarse hasta 2 meses posteriores. Pasado ese tiempo, el servicio se da por cancelado sin derecho a reembolso.
- Paquetes turísticos: pueden reprogramarse hasta 8 meses posteriores al viaje inicial, y ejecutarse hasta 4 meses después. Si no se solicita la reprogramación en ese período, se pierde el valor abonado.
Estas solicitudes deben hacerse mediante el correo info@colombiatours.travel, anexando el voucher o código de reserva.
Responsabilidad del cliente durante la estadía
El cliente debe asumir responsabilidades esenciales para que su estancia y la de otros huéspedes sea segura y placentera:
- Seleccionar el viaje acorde a su salud, intereses y habilidades.
- Asegurarse de contar con documentos, vacunas y seguros de viaje válidos.
- Portar equipaje y vestimenta adecuados para el destino.
- Evitar conductas indebidas como consumo de sustancias ilegales, alcohol en exceso o actos contrarios a la ley.
La violación de estas normas podrá causar la cancelación inmediata del servicio, sin derecho a reembolso.
Pasos para solicitar una cancelación o reprogramación
- Comunicar su decisión por correo electrónico o teléfono al agente asignado.
- Adjuntar los datos de la reserva, incluyendo nombre, fecha, número de huéspedes y motivo de cancelación.
- Esperar la confirmación de recepción y estudio del caso.
- Recibir por correo el estado de su solicitud y las opciones posibles: reembolso, crédito o reprogramación.
- Validar por escrito el acuerdo final y conservarlo para su control.
Cancelaciones en fechas especiales o alta demanda
Durante fechas como Año Nuevo, Semana Santa o temporadas de alta ocupación, las tarifas y políticas son más estrictas. En estos casos, algunos hoteles y servicios aplican cargos adicionales o eliminan la posibilidad de reembolso. Lea detenidamente el anuncio del producto antes de hacer clic en “reservar”.
Cancelaciones para grupos y empresas
Las empresas o grupos familiares con múltiples reservas deberán notificar cualquier cambio con mayor anticipación. Las condiciones pueden variar según el tamaño del grupo, el tipo de alojamiento, el horario de entrada (check in) o de salida, y los servicios contratados.
El incumplimiento del pago o la no presentación de los documentos exigidos puede invalidar la reserva sin derecho a reembolso.
Cancelaciones por canales digitales o sitio web
Al realizar una reserva a través de nuestro sitio web, el cliente acepta las políticas de cancelación descritas. Todo proceso de modificación debe hacerse vía correo electrónico o utilizando el canal habilitado en el mismo sitio. El uso de tarjeta de crédito, transferencia u otro medio de pago, implica la aceptación tácita de estas condiciones.
Conclusión: Planifica con claridad y reserva con confianza
Las políticas de cancelación existen para proteger tanto a los clientes como a los proveedores de servicios turísticos. Desde el primer clic para hacer una reserva, hasta el último día de la estadía, conocer estos términos permite evitar malos entendidos, penalidades o pérdida del dinero invertido.
En ColombiaTours.Travel, promovemos la excelencia en la atención al cliente, ofreciendo opciones claras, múltiples canales de atención, y un equipo humano dispuesto a guiarte en cada paso de tu viaje. Si tienes dudas, necesitas modificar tu cita o quieres más información, no dudes en comunicarte con nosotros.
Haz tu reserva con la tranquilidad de que cuentas con un equipo profesional dispuesto a ayudarte antes, durante y después de tu viaje.
